Le Responsable des Opérations – Marché public est chargé de planifier, coordonner et exécuter toutes les activités opérationnelles liées aux projets du marché public. Cela comprend les achats, la coordination des fournisseurs, les soumissions d’offres, la documentation réglementaire, le suivi des expéditions et la garantie de livraisons conformes et dans les délais aux organismes donateurs, aux institutions gouvernementales et aux programmes de santé publique.
Principales responsabilités
- Achats et coordination des fournisseurs
- Coordonner avec les fournisseurs et fabricants agréés les devis, les documents relatifs aux produits et la planification de la production.
- Négocier les prix, les délais et les conditions de paiement afin de garantir la rentabilité.
- S’assurer que tous les documents des fournisseurs sont conformes aux exigences des appels d’offres publics et des bailleurs de fonds.
- Tenir à jour un suivi des performances des fournisseurs (respect des délais de livraison, qualité, réactivité).
- Gestion des appels d’offres et des projets
- Examiner, préparer et soumettre les appels d’offres.
- Surveiller les annonces d’appels d’offres et les dates limites, en coordonnant en interne la préparation des dossiers.
- Soutenir l’évaluation des résultats des appels d’offres et coordonner les clarifications ou les recours si nécessaire.
- Tenir à jour un calendrier des appels d’offres et un tableau de bord des progrès.
- Logistique et exécution de la chaîne d’approvisionnement
- Coordonner avec les prestataires logistiques (aériens/maritimes) la planification et l’exécution des expéditions en temps voulu.
- Assurer le suivi des documents d’exportation.
- Suivre le mouvement des marchandises, le dédouanement et la livraison finale dans les pays de destination.
- Anticiper les risques logistiques et proposer des itinéraires alternatifs.
- Veiller au respect du contrat.
- Coordination interne et rapports
- Collaborer avec les équipes d’assurance qualité, des finances et de la réglementation pour l’exécution des projets.
- Assurer le suivi du traitement des paiements, des avances aux fournisseurs et des factures de fret.
- Préparer des rapports réguliers sur l’avancement des projets à l’intention de la direction.
- Tenir à jour un référentiel de documents (appels d’offres, commandes, correspondances, dossiers d’expédition).
- Amélioration continue et conformité aux procédures opérationnelles standard
- Veiller au respect des procédures opérationnelles standard internes (approvisionnement, expédition d’échantillons, logistique, documentation).
- Identifier les lacunes et proposer des améliorations en matière de flux de travail, d’optimisation des coûts et de délais.
- Soutenir la mise en œuvre d’outils numériques pour le suivi et la gestion des données.
Compétences et aptitudes
- Bonne compréhension des opérations de la chaîne d’approvisionnement pharmaceutique (approvisionnement → livraison).
- Connaissance des processus d’appel d’offres sur les marchés publics.
- Excellentes compétences en communication et en négociation.
- Grand souci du détail, capacité à résoudre les problèmes et à mener plusieurs tâches de front.
- Connaissance des Incoterms, de la documentation relative à l’assurance qualité et de la documentation logistique.
- Maîtrise de MS Excel, PowerPoint et des outils ERP.
- Maîtrise du français et de l’anglais
Exigences en matière de formation et d’expérience professionnelle
- Licence en chaîne d’approvisionnement, administration des affaires ou dans un domaine connexe.
- Au moins 7 ans d’expérience dans les opérations, les achats et la logistique, idéalement dans le domaine pharmaceutique ou les chaînes d’approvisionnement de la santé publique.
- Une expérience dans le cadre de programmes d’approvisionnement financés par des donateurs ou des institutions est un atout considérable.
Département : Marché institutionnel
Supérieur hiérarchique : Directeur Marché institutionnel
Type : Temps plein
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